Gestione delle comunicazioni della Bollettazione

Introduzione

A fronte dell'esigenza di poter comunicare con le anagrafiche coinvolte nella bollettazione è stata sviluppata la funzionalità di comunicazioni massive della Bollettazione.

Tramite questa è possibile generare tutta una serie di comunicazioni dirette alle anagrafiche che appartengono alle varie Bollettazioni. Ogni comunicazione avrà una serie di configurazioni che permetterà di associare allegati alla comunicazione, eventualmente di farli firmare, di protocollarli ed infine di inviarli tramite un account specifico.

Per poter fare questo è necessario configurare la specifica comunicazione che si intende avviare. Ogni comunicazione avrà tutta una serie di passaggi per poter venir portata a termine con successo.

Descrizione della funzionalità

All'interno della bollettazione è presente il link COMUNICAZIONI MASSIVE che permette di accedere a questa funzionalità.

Il click al Bottone COMUNICAZIONI MASSIVE porta al resoconto delle comunicazioni da creare o già create. Nel primo caso verrà presentata una lista vuota

mentre qualora fossero state già create delle comunicazioni verrà presentata una lista delle comunicazioni con il loro stato di avanzamento

Ogni riga riporta una comunicazione inviata ad una serie di anagrafiche ricavate dai filtri impostati durante la creazione ed è presente anche una colonna per verificare visivamente lo stato globale delle comunicazioni.

Lo stato Completato indica che la comunicazione è stata inviata con successo a tutte le anagrafiche coinvolte

Se presente il Bottone Aggiorna significa che non tutte le operazioni sono state effettuate e di solito la colonna Ultimo stato riporta quali tipologie di operazioni sono rimaste appese.

Il click su Aggiorna manda in esecuzione le operazioni della bollettazione riprendendo le operazioni appese.

Nuova comunicazione

Per creare una comunicazione è necessario impostare dei parametri che ne definiranno il comportamento.

Sono presenti le seguenti sezioni:

Dati generali

In questa sezione vengono riportati la definizione della descrizione della comunicazione che si intende creare, la data. Vengono impostati anche filtri per - Escludere dal risultato i destinatari senza mail: serve per generare una serie di comunicazione per le sole anagrafiche che hanno l'indirizzo mail o pec impostato. Se l'impostazione viene selezionata allora non verranno incluse le anagrafiche senza la mail - Ricercare le anagrafiche che hanno posizioni debitorie non pagate. Serve per generare comunicazioni di sollecito pagamento, escludendo le posizioni debitorie già pagate. 2. Allegati

Questa sezione serve per indicare di allegare alla mail dei file. È possibile registrare allegati generici, ovvero informative generiche (Allegati fissi), lettere tipo che saranno processate con i dati della specifica bollettazione (Documenti tipo). ATTENZIONE: il documento deve essere configurato opportunamente per le sostituzioni e non possono essere usati i segnaposto fissi. Qualora il nodo pagamenti presenti la possibilità di scaricare l'avviso di pagamento sarà possibile - selezionando l'apposito check Allega avvisi di pagamento - allegare alla mail ilo documento di avviso (modello 3 PagoPA). È possibile in questa sezione indicare se trasformare tutti i documenti in PDF prima dell'invio (casella di spunta Converti i file in PDF).
Metti alla firma

Una volta generati i file da includere nel messaggio mail, è possibile impostare la comunicazione affinché determinate persone appongano la firma elettronica ai documenti associati alla comuniocazione. In questo caso mediante il campo di ricerca dei responsabili firmatari sarà possibile indicare il firmatario o i firmatari in casi di firme aggiuntive. Il sistema di comunicazione rimarrà in attesa delle firme per proseguire con i successivi passaggi.
Protocollazione

È possibile mediante questo passaggio configurare se protocollare i documenti prima dell'invio mail. In questa sezione viene data la possibilità di configurare i parametri di protocollazione quali ad esempio la classifica, il tipo documento, l'oggetto di protocollazione e l'amministrazione considerata come mittente della comunicazione.
Parametri mail

In questa sezione vengono configurati i parametri dell'ultimo passaggio: l'invio della comunicazione mail. È possibile impostare: - L'account da usare per inviare la mail. Magari l'ente utilizza più account per l'invio (ad esempio PEC o mail tradizionale). Questo campo permette di impostare quello scelto per la comunicazione. - Il template della mail tipo da usare per la comunicazione. Il template della mail si configura nella funzionalità mail/testi tipo.
```
 **ATTENZIONE**: nella configurazione della mail tipo non sono possibili sostituzioni ma solamente oggetto e corpo fissi.
```
- La scelta della mail questo campo viene usato per recuperare dallascheda anagrafica la mail da usare per l'invio della comunicazione. Infatti la scheda anagrafica ha due campi che contengono la mail: il campo mail e il campo pec. Questo campo permette di scegliere se recuperare la mail dal campo mail, dal campo pec oppure usare pec e se non disponibile il campo mail. Questo perché alcuni sistemi non accettano l'invio ad una casella pec per indirizzi mail non certificati, e tramite questa impostazione è possibile determinarne il comportamento.

Visualizzazione di una comunicazione esistente

La visualizzazione di una comunicazione esistente è formata da 2 macro aree: i dati di testata e i dati di dettaglio

Dati di testata

Vengono visualizzati, senza poterli modificare, i dati utilizzati in fase di creazione per estrapolare l'elenco dei soggetti a cui tale comunicazione è indirizzata e i passaggi di cui si compone. I dati sono raccolti in sezioni distinte ed ogni sezione è comprimibile in modo da lasciare più spazio ai dati di dettaglio. Di seguito vengono riportate, suddivise nelle varie sezioni, le informazioni mostrate nella testata

DATI PRINCIPALI

Informazione visualizzata	Descrizione
Data	Data di creazione della comunicazione
Descrizione	Testo descrittivo che identifica la comunicazione per una rapida comprensione dell'oggetto della comunicazione
Escludi destinatari senza mail	Mostra se in fase di creazione, è stato indicato di escludere ( SI ) o includere ( NO ) anche i destinatari senza indirizzo mail/pec.
Invia a PEC o MAIL	Mostra se in fase di creazione, è stato scelto di inviare la comunicazione alla casella mail ( SOLO_MAIL ), alla casella PEC ( SOLO_PEC ) oppure alla PEC e in assenza alla mail ( PEC_O_MAIL )
Ricerca solamente le righe con posizione debitorie non pagate	Mostra se la comunicazione creata è destinata solamente ai titolari di posizioni debitorie non pagate ( SI ) o a tutti ( NO )

ALLEGATI

Informazione visualizzata	Descrizione
Allegati fissi	Riporta l'elenco di allegati "fissi" ( cioè che non necessitano di una sostituzione di segnaposti come ad esempio un'informativa )
Documenti tipo	Riporta l'elenco dei documenti tipo ( cioè i documenti RTF/ODT che contengono query o segnaposti e che verranno sostituiti per ogni riga della comunicazione, ad esempio la lettera di accompagnamento )
Allega avviso di pagamento	Mostra se in fase di creazione, è stato indicato al sistema che per ogni comunicazione deve essere allegato l'avviso di pagamento ( SI ) oppure no ( NO )

E' possibile cliccare sulle icone presenti per visualizzare il rispettivo file

FIRMA

Informazione visualizzata	Descrizione
Firmatari	Riporta l'elenco dei responsabili firmatari dei documenti prodotti nelle varie comunicazioni

PROTOCOLLAZIONE

Informazione visualizzata	Descrizione
Oggetto del protocollo	Riporta il testo tipo utilizzato come oggetto per protocollare le comunicazioni

MAIL

Informazione visualizzata	Descrizione
Account Email	Mostra l'account email utilizzato come mittente per inviare le comunicazioni
Template mail tipo	Mostra la mail tipo che verrà utilizzata per l'oggetto e il corpo della mail della comunicazione

In questa sezione, tramite il bottone ELABORA presente in fondo alle sezioni, è possibile effettuare l'elaborazione dell'intera comunicazione. In quel caso, le comunicazioni non completate tenteranno di andare avanti nel loro percorso fino ad arrivare alla comunicazione finale. Ogni riga di dettaglio verrà aggiornata con le informazioni ottenute dopo aver ritentao l'elaborazione Mentre tramite il bottone CHIUDI si tornerà alla lista delle comunicazioni presenti per la bollettazione

Dati di dettaglio

Questa sezione riporta la lista delle comunicazioni e ne mostra il loro stato di avanzamento; permette inoltre di effettuare alcune operazioni come inserimento indirizzo mail/pec del destinatario, elaborazione della singola riga, ... Le informazioni mostrate riguardano il destinatario della comunicazione, lo stato di avanzamento della comunicazione e l'eventuale errore bloccante presente nel processo di completamento della comunicazione

DESTINATARIO

Mostra il nominativo e la mail/pec utilizzata in fase di comunicazione. Se non è presente la mail/pec del destinatario comparirà un'icona che permette di impostarla a livello di anagrafica e di conseguenza a livello di comunicazione

Le informazioni richieste per inserire una mail/pec per l'anagrafica destinataria sono la mail la pec o entrambe ( a seconda dell'impostazione presente nella testata sulla voce "Invia a PEC o MAIL" ) e di conseguenza verranno mostrati solo i campi effettivamente richiesti.

Al salvataggio delle informazioni richieste, in automatico il sistema tenterà di eseguire i passaggi mancanti per portare a termine quella singola comunicazione

STATO

Mostra lo stato attuale di avanzamento della singola riga di comunicazione, la data in cui tale riga è stata messa in quello stato dal sistema e un'icona con due freccie che permette di riprendere l'elaborazione della singola riga.

Al click sull'icona il sistema riprende l'elaborazione della riga e ( l'icona inizia a ruotare durante tale elaborazione ); al termine verranno aggiornate le informazioni sullo stato qualora ci sia stata effettivamente una progressione nell'elaborazione della riga di comunicazione

ERRORE

In questa sezione viene mostrato l'eventuale errore riscontrato dalla procedura durante l'elaborazione della comunicazione. E' un'informazione visiva per mostrare il motivo dell'interruzione e permettere all'operatore di intervenire tempestivamente ( ad esempio se viene segnalato che il servizio di protocollazione è giù potremmo avvisare il fornitore e poi far riprendere l'elaborazione ) Purtroppo non sempre l'informazione è chiara all'utente in quanto, come nel caso del protocollo, dipende dal sistema che genera l'errore e non sempre è direttamente VBG

Una volta risolto il problema mostrato ed eseguita l'elaborazione, tale informazione scompare

AZIONI

Al momento, l'unica azione disponibile è quella che permette di visualizzare le informazioni del dettaglio della riga di comunicazione che per motivi di spazio/velocità non compaiono direttamente nella lista. Cliccando sull'icona, le informazioni visualizzate sono le seguenti

Informazione visualizzata	Descrizione
Titolo della pagina	Mostra le informazioni sullo stato attuale e sulla data dell'ultimo cambio di stato di avanzamento
Destinatario	Nominativo e mail/pec del destinatario della comunicazione
Protocollo	Mostra il numero e la data di protocollazione della comunicazione
Allegati	Elenco completo di tutti gli allegati ( Allegati fissi, documenti tipo generati ed eventuale avviso di pagamento ) oggetto di invio per quella singola comunicazione
Firmatari	Riporta l'elenco di tutti i firmatari per quella comunicazione. Viene mostrata a fianco una X se il responsabile non ha completato il processo di firma o un segno di spunta se il firmatario ha firmato tutti i documenti previsti
Errore	Mostra l'errore presente nella comunicazione

A fondo del riquadro sono presenti due bottoni

che permettono di tentare la parte di elaborazione ancora mancante ( ELABORA ) o di chiudere la finestra del dettaglio ( CHIUDI )