Condivisione documentale

La funzionalità, a fronte della protocollazione di una istanza o di un movimento, permette di copiare in un percorso condiviso ( ad oggi FTP ) i documenti inviati al protocollo

Prerequisiti

VBG versione 2.78 o superiore
Parametri per l'accesso ad un percorso FTP per la condivisione

Configurazione

Account FTP

Il primo passo è inserire nella tabella ACCOUNT_FTP del backoffice i dati per accedere all'indirizzo FTP. Allo stato attuale non è ancora presente un'interfaccia di gestione per questa tabella ma se ne prevede lo sviluppo in futuro.

I dati da inserire sono i seguenti:

IDCOMUNE: identificativo dell' installazione 
ID: numero progressivo 
INDIRIZZO: indirizzo ftp nella forma ftp://indirizzoftp:2121/
UTENTE: utente utilizzato per accedere in FTP
PASSWORD: password per accedere in FTP
UTENTEPROXY: utente del proxy ( solo se presente un proxy )
PASSWORDPROXY: password del proxy ( solo se presente un proxy )
FTP_ATTIVO: 0 se deve essere utilizzata la modalità passiva, altrimenti 1
FTP_ASCI: 1 per la modalità ASCII altrimenti 0 per quella binaria ( si consiglia di impostare comunque a 1 )

Verticalizzazione CONDIVISIONE_DOCUMENTALE

Il secondo passo è configurare la verticalizzazione CONDIVISIONE_DOCUMENTALE la quale permette, al sistema, di gestire gli eventi di protocollazione e quindi prendere atto dei documenti che sono stati protocollati

L'unico parametro che va impostato è ID_ACCOUNT_FTP in cui va inserito l'ID ( ACCOUNT_FTP.ID ) dell'account descritto nella sezione Account ftp

Funzionamento

Terminata la parte di configurazione, il sistema è in grado di "segnare" in due tabelle apposite ( DOCUMENTI_CONDIVISI e DOCUMENTI_CONDIVISI_LOG ) i documenti che, di volta in volta, vengono protocollati per poter poi essere condivisi in FTP tramite JOB schedulato nel backoffice.

Schedulazione

L'invio dei documenti nel sistema FTP avviene in maniera asincrona che potrebbe variare a seconda della mole di dati e dell'utilizzo del backoffice ( ad esempio potrebbe essere fatto di sera quando gli operatori non usano il backoffice ), pertanto va schedulato attraverso un JOB di backoffice fatto ad hoc per l'Ente ( richiede supporto da parte del team di sviluppo ).

Creazione del JOB

Accedere al pannello amministrativo del backoffice e premere il pulsante SCHEDULER e poi NUOVO

Per una nuova schedulazione, le informazioni da inserire sono le seguenti:

Nome: descrizione sintetica del JOB
Descrizione: descrizione estesa esplicativa del JOB
Idcomunealias: Alias ( non idcomune ) dell installazione
Modulo: Modulo software
Trigger: allo stato attuale selezionare CRON
Espressione Cron: Espressione CRON/Quartz di schedulazione. E possibile utilizzare questo link Cron Expression Generator using Quartz per generare una espressione valida
Ritardo alla partenza: Vale solamente per i trigger di tipo SIMPLE. Indica in millisecondi se deve essere ritardata la partenza
Intervallo di ripetizione: Vale solamente per i trigger di tipo SIMPLE. Indica se l'operazione deve essere ripetuta ogni X millisecondi
Nome della Classe del Job: qui dentro va indicata la classe JAVA di backend.war che esegue la schedulazione
Schedulato: Se spuntato, il JOB verrà eseguito in maniera schedulata e sarà possibile testarlo.

E' necessario spuntare la schedulazione e riavviare il tomcat anche solo per poterlo testare tramite il pulsante ESEGUI in quanto altrimenti il job non viene preventivamente caricato in memoria

Esempio del JOB schedulato per il comune di Narni

Per il comune di Narni è stata impostata una condivisione documentale che viene eseguita con cadenza giornaliera, in orario non lavorativo, la quale esamina tutti i documenti protocollati non ancora inviati al documentale, verifica che le pratiche di appartenenza di questi documenti rispettino i seguenti criteri: * Siano pratiche chiuse positivamente * Nelle pratiche deve essere presente il fabbricato nella localizzazione primaria

Di seguito il JOB schedulato per Narni